教你用WorkBuddy搞定项目执行工作
对于中小企业来说，一般做项目执行的是项目专员，负责全流程的事务、文档处理以及跟进协调，但不做高层商务谈判和重大决策拍板。
决策拍板主要还是由项目经理把控，包括控制项目的整体风险，协调好项目相关资源。但是传统企业与互联网大厂的PM经理之类又是有区别的。
所以这里就不详细去探讨之间的区别了，本质上都是在做项目，只是流程与工作内容等不一样。上一篇文章中提到了市场专员，市场专员对外营销获客，交给销售专员去签单成交，最后回到项目专员去执行落地项目。
整个团队的协作和业务闭环就这样形成了，今天老马就继续给大家分享中小企业的项目专员，如何利用WorkBuddy来提升优化办公效率。
还是那句老话，老马所整理的是该岗位普遍存在的共性问题，无法一一具体到每个行业的差异性。因此不一定全面，不一定准确，仅供从业人士参考。
前情提要的废话说完了，照例下面还是先列出工作流和痛点，引出WorkBuddy能够切入提升的思路，结合提示词模板和相关Skill举例，先给刚接触AI办公的小白普通用户能够正常跑通的参考方案。
01 · WORKFLOW
第一个工作流：项目的各类文档初稿编写工作，包括需求文档、交付说明、项目周报等
现有工作场景存在的痛点：
项目专员需要频繁写项目需求说明、交付清单、项目周报、变更说明。由于模板不固定，每次都要从零开始去写，措辞还容易遗漏掉关键点。
WorkBuddy能够优化提升的解决方案：
1.把过往的项目旧文档放在WorkBuddy创建的工资空间里面，作为写作风格的参考。
2.提示词中需要输入项目的基础信息，以及要求AI生成的具体需求，是交付文档还是周报的初稿等。
3.针对AI输出的文档进行人工核对，保证业务实际条款不会存在遗漏错误。
项目周报生成提示词模板举例：
参考工作空间中的历史项目文档风格，撰写本项目的项目周报，包含：本周完成、进行中任务、风险问题、下周计划，输出简洁正式，适合中小企业内部项目使用。
相关Skill举例：
02 · WORKFLOW
第二个工作流：项目会议和对接沟通记录，快速整理项目纪要、风险点、行动项
现有工作场景存在的痛点：
项目专员和客户、内部需要开各种项目沟通会，产生一堆的聊天记录、录音转写文本，需要抽出来整理需求变更、风险点、待办任务、责任人等关键内容，纯手工整理很慢。
WorkBuddy能够优化提升的解决方案：
1.通过WorkBuddy的对话框上传聊天记录文档以及会议转录文本。
2.撰写提示词，让AI过滤掉闲聊内容，按标准格式输出沟通结论、需求变更、项目风险、待办（责任人 + 时限）等关键内容。
项目沟通纪要生成提示词模板举例：
读取我上传的项目沟通记录，整理项目沟通纪要，重点标记需求变更、潜在项目风险、全部待办任务，分模块输出，直接发给项目组。
有关项目沟通纪要方面的Skill，老马在WorkBuddy的SkillHub中找了一圈，确实没有找到特别对口的。
但其实现在的手机端AI软件，比如豆包、千问、元宝啥的，包括钉钉、企微这类办公APP，都能够做到录音后实时转成会议纪要。
甚至可以进一步要求它按照你的要求去重点标记哪些内容，按格式输出。同时同步到电脑端也不是什么麻烦的事情。
但今天主要介绍的是WorkBuddy，后期你要是固定常用WorkBuddy的，所以在手机端导出的纪要文档，就继续丢给WorkBuddy做二次处理，以及存档备份。
因此用不用Skill并不重要，Skill也是标准的流程的总结。说白了，你在一个会话中，能把当前的工作任务完成，这个对话所产生的的内容，就可以让WorkBuddy进一步生成你自己的专属Skill。
03 · WORKFLOW
第三个工作流：零散的项目资料整理，包括合同附件、需求反馈的梳理归档
现有工作场景存在的痛点：
项目过程中一堆聊天截图、客户反馈、修改意见、附件文档内容散落在各个地方，经常需要梳理归类，形成项目的知识库。
WorkBuddy能够优化提升的解决方案：
1.把一堆零散的项目文档全部放在WorkBuddy创建的工作空间内。
2.使用提示词让AI去自动区分客户需求、变更记录、问题反馈、交付资料等重点内容。
3.输出后是一份结构化的归档清单，方便你自己查阅。
项目整理归档提示词模板举例：
将工作空间内的一堆项目零散资料进行归类整理，分为客户原始需求、需求变更记录、问题反馈、交付物清单，做成条目化归档清单。
项目整理归档不是啥太复杂的工作任务，所以老马也不需要推荐相关的Skill。除了本地的工作空间之外，你归档后的清单文件，可以在资料库里面分类上传好，或者放在ima知识库和乐享知识库都行。
04 · WORKFLOW
第四个工作流：项目任务的拆解，大需求可以拆成可执行的小任务，最终输出任务清单
现有工作场景存在的痛点：
项目专员拿到一个项目时，需要拆解成内部执行任务，纯人工拆解时容易遗漏细节，还有写任务清单比较废时间。
WorkBuddy能够优化提升的解决方案：
1.在WorkBuddy的对话框里面输入项目目标、整体周期等需求提示词，上传相关的项目文件。
2.让AI帮忙拆解项目的各个阶段，以及每个阶段的细分任务、建议耗时等。最后人工再调整实际的排期与负责人。
项目任务清单生成提示词模板：
基于XXX、XXX的项目目标要求，把这个项目拆解成分阶段可执行任务清单，标注每个任务建议周期，输出适合中小企业项目执行使用，不要复杂理论。
相关Skill举例：
项目拆解的Skill老马只找到一个稍微搭得上边的，这是一个项目拆解、迭代跟踪与状态汇报的Skill，如上图所示。
用不上这个Skill的情况下，我们单纯使用提示词就行，然后使用的模型可以更换成最近刚上线的混元4模型，这个模型的智力水平，已经基本上差不多赶上了目前国内主流模型的水平。
05 · WORKFLOW
第五个工作流：项目验收材料、交付说明、问题汇总报告的撰写
现有工作场景存在的痛点：
当项目在临近验收时，需要整理交付说明、问题清单、验收汇报。项目专员的手头上有一堆零散的过程资料，整合输出成验收文档很麻烦。
WorkBuddy能够优化提升的解决方案：
1.把项目相关的交付物记录、问题记录等文档文件放在WorkBuddy创建的对应工作空间内。
2.使用提示词让AI先生成一份验收报告的初稿，内容主要包括已完成交付、遗留问题、后续处理方案这些。
3.最后，拿到初稿了还是得人工二次核对一下业务事实。
项目验收说明文档生成提示词模板举例：
根据工作空间内的交付记录和问题记录等文档，生成项目验收说明文档，包含已完成交付项、现存待处理问题、后续处理建议，语言正式务实。
相关Skill举例：
通过项目专员这个岗位的痛点去寻找相关Skill时，你就会发现一个十分现实的问题，专业和岗位对口，垂直且实务的Skill，目前实际上很少。
这也侧面说明了，国内在AI办公层面的普及程度还比较低，很多小白用户还是拿来当聊天机器人，并未意识到这里面带来的变化。
老马一直在强调和分享的观念是，你先用起来，先把手头上的工作试试用AI搞定，慢慢地再去接触更高阶的操作。比如生成自己的Skill，开发工作台，甚至于是适配公司内部需求的相关系统软件。
